DEX Documental: Solución global para automatizar la captura, archivo y procesamiento de documentos en papel.
La compañía permite a las empresas gestionar electrónicamente sus documentos, facilitando la administración y logrando importantes ahorros de costos.
Bs.As., marzo de 2009

Hoy en día las empresas reciben y generan un importante volumen de papel, datos, documentos y pagos, los cuales se deben administrar. Durante una década, DEX-DOCUMENTAL ha transformado complejos procesos de gestión de documentos y datos, usando la más avanzada tecnología de captura de imágenes y workflows. DEX-DOCUMENTAL es una solución global, que permite automatizar el proceso de captura, procesamiento y archivo de documentos en formato papel electrónico, generando información a partir de los datos capturados, realizando una mejora mediante procesos automatizados de negocios, para finalmente mantener y preservar dicha información gracias a repositorios a largo plazo.

¿Porqué implementar un Sistema de Gestión Documental?
Hoy el conocimiento es uno de los activos más valiosos y su gestión implica en gran medida, catalogar, consultar, acceder e integrar información y documentación que se encuentra dispersa y bajo soportes no informatizados. Por este motivo, la gestión de la documentación se ha convertido en una necesidad y al mismo tiempo en un problema para las organizaciones: gastos en locales y depósitos, infraestructura para garantizar el estado de conservación y, fundamentalmente, el tiempo que se utiliza para la búsqueda de documentos, duplicados, gastos de fotocopias y faxes, entre otros. Un sistema de gestión documental permite la administración integrada de todo tipo de documentación, ya sea física como digital, compartiendo un mismo entorno: la herramienta facilita que la información se comparta y se aproveche en forma más eficiente como un recurso colectivo, generando ahorros en costos operativos y aumentando la productividad.

¿Por qué implantar la solución DEX DOCUMENTAL en este momento?
La situación actual del mercado cuya naturaleza es no expansiva, unida a un fuerte aumento de la competencia, obliga a las empresas a buscar la eficiencia en los procesos, ganar rapidez, flexibilidad y capacidad. Anteriores experiencias en proyectos de gestión documental demuestran que se pueden conseguir importantes ahorros de costos, atribuibles a la mejora de la eficiencia, superiores al 30%. Los principales beneficios de implementar la solución DEX-DOCUMENTAL son: ahorro de costos por reducción de tareas administrativas y disminución de espacio, incremento de la calidad de procesos documentales facilitando la integración de procesos internos y externos, independizarse del papel, evitando las pérdidas y deterioros de los documentos, mayor seguridad de la información, logrando mayor confidencialidad de los datos al permitir establecer niveles de seguridad para cada perfil de usuario, gestión del ciclo de vida de los documentos. DEX-DOCUMENTAL se integra y es compatible con otros sistemas y aplicaciones corporativas, da un soporte integrado a los procesos de negocio y supone una solución modular que permite añadir nuevas funcionalidades sin que la aplicación se tenga que reestructurar.

CIO, el Chief Innovation Officer en tiempos de Crisis
“Hoy proponemos al CIO como Chief Innovation Officer, para desarrollar y guiar espacios de innovación”. Bs.As.,marzo 2009

Resumen Ejecutivo
Durante las crisis, lo primero que impacta son las inversiones y la búsqueda de empleos. Ahora bien, considerando que las áreas de IT usualmente ocupan el 2do o 3er lugar dentro de cada compañía, en lo que a pedidos de inversiones se refiere, IT se ve fuertemente impactado.

Lo único que resta es sólo hacer uso de la partida de Gastos para asegurar la operación de la compañía. Hasta ahora, este escenario no resulta extraño, pero representa una enorme oportunidad para el CIO para acercarse al negocio y encontrar en los Procesos áreas propicias de innovación que la compañía necesita, para incrementar sus ventas y bajar sus costos. En este artículo, proponemos al CIO como Chief Innovation Officer, para desarrollar y guiar espacios de innovación en áreas como el Modelo de Negocio, la Cartera de Servicios/Productos y la búsqueda de nuevos canales al Cliente.

Contexto local y global
La economía Argentina siempre tuvo sus vaivenes, algunos más pronunciados que otros. Sin duda, la crisis que vivimos durante el 2002, tuvo implicancias poco conocidas anteriormente, y más si consideramos el grado de integración que existen en las distintas economías del mundo. Actualmente, el contexto local incluye conflictos internos como los del campo y la nacionalización del sistema jubilatorio que han incidido en las inversiones locales significativamente. Al mismo tiempo, la crisis internacional es única, dado que no se recuerda una crisis de tal magnitud como la actual, desde 1930 en EEUU, sin dejar de considerar que hace casi 80 años, el contagio entre países no era inmediato como ahora.

¿Bajar los Costos? Y porqué no, Analizar la Propuesta de Valor?
Ahora bien, sabemos que ante la crisis, el patrón clásico de comportamiento generalizado es asumir que las ventas decaerán y que, lo único que queda, es llevar los costos a su mínima expresión.
¿Esta es la única opción? Tenemos la convicción que es sólo una opción, necesaria, obvia y lineal, pero no única. En este mundo globalizado, somos concientes que la innovación es el único proceso capaz de subsanar los problemas de las tasas de crecimiento reducidas, la “comoditización” de productos y servicios y la competencia global.  Sin embargo, la percepción tradicional del Proceso de innovación se asocia generalmente con el desarrollo de nuevos productos o la tradicional área de Investigación y Desarrollo.  Esta percepción errónea lleva a la erosión sistemática de las ventajas competitivas de una organización a lo largo del tiempo.
¿Por qué no pensar que la innovación es un “proceso” antes que una actividad de una persona (típicamente perfiles del área de Marketing y/o Investigación y Desarrollo o I&D) o una responsabilidad contenida en un área de la compañía? ¿Por qué no pensar que la innovación es un proceso “cross” que involucra a varios departamentos, gerencias, divisiones o unidades de negocio? Y si es un proceso “cross” seguramente no tiene un responsable o dueño...es aquí donde postulamos al CIO... ¿Por qué no?

El CIO es o debería ser alguien con Visión para establecer si su compañía puede ser más competitiva “a partir” de IT, y no con el “soporte de IT”; acostumbrado a utilizar el proceso de innovación como algo del “día a día”; con capacidades para hablar con todos sus colegas en lenguajes comunes, ya sea Marketing, Finanzas, Operaciones, Ventas; con habilidades analíticas para hacer estudios de factibilidad y económicos en lo que a la implementación de la “idea innovadora” se refiere; capaz de integrar a Socios o Proveedores que puedan conformar la Cadena de Entrega al Cliente final; un perfil de Director o Gerente de Proyecto, que pueda seccionar y priorizar la implementación en múltiples tareas que aseguren el éxito del proyecto.
Luego de analizar estos puntos, como CIO, deberíamos preguntarnos: ¿De qué lado queremos estar? ¿Somos capaces de hacerlo? ¿Como deberíamos hacerlo?...creemos que el CIO es serio candidato a convertirse en el Chief Innovation Officer, ubicuo por naturaleza. Creemos que puede desempeñar un rol de “Facilitador de Ideas”, conduciendo espacios de reflexión, para luego colaborar en la implementación de las mismas. 

Conozcamos a nuestro cliente...
“Si hubiéramos preguntado a nuestros clientes qué deseaban, nos hubieran respondido: caballos más veloces” ¿Quién lo dijo?: Henry Ford, Fundador de Ford Motor Company.
La idea es que debemos conocer al cliente para ofrecerle lo mejor, pero si le preguntamos qué quiere, probablemente nos pida una más de lo mismo.¿Por qué no nos planteamos el hecho de “re-descubrir” qué valora el cliente de nosotros hoy? Y luego pensemos qué puede valorar el cliente mañana. Este autoanálisis nos hará ratificar o rectificar atributos de valor que hoy la industria ofrece a sus clientes, o mejor dicho, que los clientes valoran de la industria, y luego que pueden valorar en el futuro. Una vez que hemos identificado la curva de valor con los atributos, podemos vincularla con las posibilidades de nuestra compañía, y con los competidores, esto es lo que llamamos “Propuesta de Valor”.

¿Que puede el CIO innovar?
El CIO puede colaborar activamente en el rediseño de productos o servicios actuales, análisis de rentabilidad de cada uno de ellos, dinámica de relaciones entre la compañía de los socios o proveedores estratégicos, rediseño o mejora de cada Proceso de Negocio, definición de Tableros de Control con indicadores de Mejores Prácticas, monitoreo de los cambios que produce la mejora continua, uso de capacidades de las personas según los Procesos donde participan.

Conclusión
Estamos seguros que las oportunidades de bajar los costos son más fáciles de encontrar,  y representan la respuesta de los clientes de Henry Ford de hace casi 100 años: “caballos más rápidos”.